Мотивация менеджеров Отдела закупок - продолжение
Продолжим тему мотивации менеджеров отдела закупок, начатую в предыдущей заметке: http://www.napyc.com/motiv4/
Напомню, что мы договорились рассматривать 3 основных параметра, характеризующих работу снабженцев. 1-й параметр «Отсутствие дефицита» мы рассмотрели, и пора оценить оставшиеся два.
2. Отсутствие излишков или сверхнормативных запасов
Отсутствие излишков или сверхнормативных запасов, которое в общем случае может приводить к потерям за счет связанного (неработающего) капитала, а для продуктовых компаний еще и к возможной просрочке и списаниям.
Для оценки качества работы снабженцев с точки зрения минимума сверхнормативных запасов следует знать среднюю оборачиваемость товарных запасов именно для вашей отрасли.
Понятно, что для дистрибуции нескоропортящихся продуктов средняя оборачиваемость примерно 2 недели. Это означает, что коэффициент оборачиваемости = 2, то есть запас оборачивается примерно 2 раза в месяц.
Для производственных компаний средняя оборачиваемость запасов может составлять 2 месяца. Это означает коэффициент оборачиваемости = 0,5, , то есть запас оборачивается примерно 2 раза в месяц.
Вашу текущую среднюю оборачиваемость запасов можно оценить по формулам:
Оборачиваемость = Средний товарный запас / Суммарный расход со склада
Коэффициент оборачиваемости = 1 / Оборачиваемость
Причем:
- «Суммарный расход со склада» и «Средний товарный запас» берем для одного месяца.
- «Суммарный расход со склада» и «Средний товарный запас» должны быть в сопоставимых единицах, например, и тот, и другой в рублях в закупочных ценах. Или и тот, и другой в килограммах (если все запасы у вас измеряются в единицах веса). Для целей оценки работы снабженцев я бы рекомендовал это делать в рублях в закупочных ценах.
- Средний товарный запас можно вычислить по упрощенной формуле:
Средний товарный запас = (Остатки на начало периода + Остатки на конец периода) /2
Здесь опять берем те единицы измерения, которые будем использовать в формуле расчета оборачиваемости. Началом периода считаем 1-й день месяца, а концом – 1-й день следующего месяца.
Понятно, что текущая средняя оборачиваемость запасов – это как «средняя температура по больнице». То есть это не тот параметр, с помощью которого можно полно оценить работу снабженцев.
Правильнее считать оборачиваемость по приведенным выше формулам для группы товаров или для каждой товарной позиции.
Сделать это несложно, сформировав отчет о движении товара в учетной программе, сохранив и обработав его в MS-Excel.
В 1С таким отчетом является «Ведомость по товарам на складах». Это отчет, формируемый за произвольный период в выбранных единицах и содержащий поля «Остаток на начало», «Приход», «Расход» и «Остаток на конец».
Формировать его нужно за отчетный месяц, то есть начало - это 1-й день отчетного месяца, а конец – это 1-й день месяца, следующего за отчетным.
Тогда в таблице MS-Excel у вас будут, как минимум, 6 столбцов: «Наименование», «Остаток на начало», «Приход», «Расход», «Остаток на конец», значение оборачиваемости за отчетный месяц, рассчитанное по следующей формуле:
Оборачиваемость = ((Остатки на начало периода + Остатки на конец периода) /2 ) / Суммарный расход со склада
Значение оборачиваемости будет в месяцах, то есть 1 соответствует оборачиваемости 1 месяц или примерно 4 недели, а 0,5 соответствует оборачиваемости 0,5 месяца или примерно 2 недели.
После того, как мы посчитали оборачиваемость по всем товарам (более точная оценка) или товарным группам (менее точная оценка, приемлемая только для большого количества наименований или артикулов запасов) нужно установить оптимальное значение для, соответственно, каждого наименования или каждой товарной группы наименований.
Проставить оптимальное значение оборачиваемости в долях месяца (1 – это 4 недели, 2 – это 2 недели, 4 – это 1 неделя и т.д.) нужно в 7-й столбец.
Например, для скоропортящихся товаров это может быть оборачиваемость 2 недели, а для фанеры от поставщика, от которого она обычно поступает крупными партиями 1 раз в 2 месяца – соответственно 2 месяца.
Далее остается отсортировать в файле MS-Excel строки со значениями текущей оборачиваемости, выше оптимального значения (значение в столбце 6 больше значения в столбце 7). И суммировать остатки по этим наименованиям (или товарных группам, если вы все-таки оперируете именно товарными группами) в ЗАКУПОЧНЫХ ценах на конец периода (первый день месяца, следующего за отчетным).
Эта сумма есть суммарный сверхнормативный запас в рублях в закупочных ценах.
Качество работы снабженцев будем оценивать, установив предельное значение доли сверхнормативных остатков в товарных запасах, то есть:
Доля сверхнормативных запасов = Сверхнормативный запас / Суммарный запас
Причем:
- «Сверхнормативный запас» и «Суммарный запас» определяем в рублях в закупочных ценах на конец периода (первый день месяца, следующего за отчетным), а доля сверхнормативных запасов получится в процентах.
- Долю сверхнормативных запасов можно считать по каждому менеджеру отдела закупок, если существует распределение товаров и/или товарных групп между менеджерами.
Теперь остается посчитать коэффициент эффективности, характеризующий отсутствие сверхнормативных запасов, по формуле:
К2= (1 + Максимально допустимая доля сверхзапаса) – Фактическая доля сверхзапаса.
Например:
- для менеджера, работающего с определенными товарными группами, установлена Максимально допустимая доля сверхзапаса в 10%.
- Фактическая доля сверхзапаса по итогам расчета составила 9%.
Тогда К2 = (1 +0,1) – 0,09 = 1,01
Как и в предыдущем случае К2 далее можно использовать умножением на сумму премии за отсутствие сверхнормативных запасов или умножением на остальные коэффициенты и на общую сумму премии.
Понятно, что при значениях доли сверхнормативных запасов, меньших установленного максимального значения, К2 будет больше единицы и даст увеличение выплат за эффективную работу менеджера.
Порядок оценки оставшегося 3-го показателя эффективности работы менеджеров отделов закупок рассмотрим в следующем, заключительном выпуске.
