Процессный подход без заумностей. Часть 2
Итак, если вы успешно проделали все на первом шаге, у вас получилось следующее: организационная структура, список бизнес-процессов, таблицы ресурсов.
Например, у меня для одного из подразделений (Распределительный Центр крупной компании-дистрибутора), получилась следующая организационная структура:
|
Для этого же подразделения были выделены следующие бизнес-процессы:
- Разработка стратегии развития РЦ
- Разработка новых технологий
- Определение потребности в услугах РЦ
- Общая организация
- Обеспечение чистоты и санитарных норм
- Ведение товарного справочника
- Прием товара от поставщиков
- Прием возвратов товара
- Доставка товара
- Отгрузка товара
- Работа со складскими запасами
- Работа с материальными ресурсами
- Работа с человеческими ресурсами
- Работа с информационными ресурсами
- Работа с финансовыми ресурсами
- Управление улучшениями, изменениями и качеством
Кроме этого были подготовлены таблицы ресурсов (штатное расписание с режимом работы сотрудников, помещения, транспорт, оргтехника с эксплуатационными расходами на эти ресурсы) - пример не приводится, так как там все должно быть понятно.
Далее переходим к шагу 2 - описанию бизнес-процессов “как есть”. Для этого берем каждый бизнес процесс из списка и записываем его в виде последовательности операций.
Например, бизнес-процесс “1. Разработка стратегии развития РЦ” у меня включил 2 операции:
- “1.1 Оценка новых технологических инноваций”
- “1.2 Анализ технологий конкурентов”
Это проделываем для всех бизнес-процессов и документируем. Удобнее всего это делать в MS-Excel. Для этого создается таблица, фрагмент которой показан на следующем рисунке (ссылки на левую и правую части раздельные!) :
 |
 |
Как видите, таблица содержит исчерпывающую информацию, возможно, некоторые столбцы вам не понадобятся, тогда просто исключите их.
Для большей наглядности кроме табличной формы описания можно сделать и схемы (диаграммы). “Умные консультанты” посоветуют вам обратиться к диаграммам в нотациях IDEF0 и IDEF3 с применением специальных программных продуктов типа ARIS, BPWIN, BusinessStudio, Инталев-Навигатор и прочее. Это кончится тем, что тот, кому предстоит описание (моделирование) увязнет в изучении этих продуктов и нотаций, а в готовых диаграммах (моделях) сможет разобраться только он сам.
В общем, не теряйте времени (и денег на консультантов!) и используйте простые схемы следующего вида:
Схема такая делается в MS-Visio очень просто.
Такую схему поймет и, самое главное, сможет работать по ней любой исполнитель (у меня даже грузчики все поняли).
Все, что мы проделали выше, уже можно оформлять в виде документа в MS-Word, назвав его, например, “Описание Бизнес-Процессов подразделения такого-то”. Простого текста в данном документе будет немного, в основном это будут таблицы и диаграммы.
В конце документа следует привести Должностные Инструкции (ДИ) для всех сотрудников. Делаются они не просто, а очень просто:
- Делаем шаблон ДИ со следующими разделами:
- Общие положения (подразделение, категория должности, кому подчиняется, кто у него в подчинении, кто заменяет во время отсутствия и т.д.)
- Должностные обязанности (Отвечает - список строк из файла MS-Excel, в которых у сотрудника стоит О, Участвует - список строк из файла MS-Excel, в которых у сотрудника стоит У, Информируется - список строк из файла MS-Excel, в которых у сотрудника стоит И)
- Права
- Ответственность
- Требования к квалификации
- Заполняем шаблон информацией из файла MS-Excel, сортируя строки по столбцу для каждого сотрудника (должности)
Должностные Инструкции, полученные таким способом, действительно будут работать - проверено!
Шаг 2 мы с вами тоже разобрали. Как говорится, продолжение следует.
P.S. Предлагаю всем читателям познакомиться с “Синтезатором Бизнес-Идей”, он-лайн бета версию которого я выложил на сайте.
Ваши отзывы, пожелания, критика будут приняты автором с благодарностью.Пишите!
Допускается перепечатка со ссылкой на источник - сайт Автора “Активный Бизнес и Отдых в Нижнем”.
